Zkroťte svůj čas. Jak na time management a efektivní práci?

Dřete jako kůň, ale práce vůbec neubývá? Máte pocit, že se točíte v kruhu a nemůžete najít cestu ven? Zapracujte na svém time managementu a naučte se pracovat efektivně. A začít můžete hned teď.

Co je time management?

Pod anglickým výrazem time management se ukrývá soubor postupů, technik a aktivit, které mají za cíl jediné - zefektivnit plánování času. Díky time managementu využijete čas na maximum, zefektivníte svou práci, zmírníte stres a získáte skvělý přehled nad sebou i svou prací. Navíc techniky time managementu můžete aplikovat nejen v práci, ale také v osobním životě, například při uklízení, stěhování nebo plánování rodinného výletu.

Základní metody time managementu

Abyste si osvojili základní techniky, nemusíte na žádný speciální kurz nebo školení time managementu. Stačí si nastudovat několik základních principů a začít je užívat v praxi. 

1. Pozorujte se při práci a zapište si, jak vypadá váš běžný den: jaký je váš plán a jaká je realita. Snadno tak najdete mezery a zjistíte, kde je kámen úrazu.
2. Nenakládejte si toho na sebe příliš mnoho. Bude vás to ještě více stresovat. Raději uberte a nechte si časovou rezervu.
3. Myslete i na “neúkoly” a zapojte je do svého plánu. Nejčastěji se jedná o porady, interní úkoly, schůzky, administraci apod.
4. Na nepříjemné úkoly si stanovte pevný termín a odbavte je co nejdříve. Uleví se vám a třeba nakonec zjistíte, že to nebyla taková hrůza.
5. Nebojte se říkat ne. Pokud víte, že v ten den více práce už nestihnete, nenechte se přemluvit kolegy (ani svým šéfem) a jednoduše práci odmítněte, nebo navrhněte jiné řešení. Například že úkol uděláte zítra, nebo si dnešní plán pozměníte a dnešní úkoly tedy přesunete na zítřek.
6. Dávejte si pauzy a odměňujte se. Nebuďte na sebe příliš tvrdí a dávejte si pravidelné pauzy. Pokud splníte úkol, klidně se odměňte či upřímně pochvalte.
7. Mějte v práci přehled. Úkoly si sepisujte do kalendáře, plánovače nebo do jednoho notesu. Desítky malých papírků jsou nepřehledné a akorát vás budou více stresovat. 
8. Přidělujte úkolům priority. Jakmile se vám nakupí více práce, sedněte si a rozdělte úkoly do několika skupin podle svých potřeb. Při třídění se ptejte na otázky typu “Dají se úkoly přeložit na další den? Mohu práci delegovat na někoho jiného?” apod.
9. Eliminujte rušivé elementy a požírače času. Sociální sítě, e-maily, časté návštěvy kolegů, telefonáty atd. Vymezte si čas, kdy budete odpovídat na pracovní e-maily a telefonáty. Například 30 minut po příchodu do práce a 30 minut po obědě. 
10. Nepřeskakujte a dodržujte svůj plán. Občas nám všem ujede pozornost jiným směrem, není to žádný hřích. Jakmile si ale všimnete, že děláte něco jiného, než máte v plánu, nadechněte se, zavřete rázně okno v prohlížeči (nebo schovejte rozptylovač do šuplíku) a vraťte se zpět k práci. 

Malá rada na závěr:

Vytvořte si příjemné pracovní prostředí, které vám bude dobíjet energii a motivovat vás k práci. Může se jednat o motivační citát na stěně, pozitivní hudbu ve sluchátkách, květinu na stole, oblíbený hrníček s čajem nebo třeba vytištěnou pochvalu od vašeho klienta. A kdy s time managementem začít? Klidně hned teď. 

Chtěli byste se dále vzdělávat, ale nemáte čas na obsáhlé kurzy a prezenční výuku? U nás můžete studovat MBA i LLM programy 100% online. Podívejte se na nabídku našich oborů a vyberte si mezi nimi ten ideální pro vás, nebo si sestavte studijní program MBA Flexi na míru.