Účinné tipy na zmírnění strachu z důležitého meetingu
Stažený žaludek, třes rukou, zrychlený dech. Neklamné znaky toho, že vaše tělo reaguje na stres, který právě prožíváte. Pokud je to stres před důležitým manažerským meetingem, který máte před sebou, podívejte se na tipy, které vám ho pomohou zmírnit. Takže sbohem stažený žaludku, jdeme se věnovat přípravě! Příprava je totiž základ!
1. Co se po mně vlastně chce
Jasně definujte cíl, za jakým na meeting jdete. Pokud jste pouze přísedící, pravděpodobně ve vás velká nervozita panovat nebude. Ovšem v okamžiku, kdy máte před ostatními mluvit, představit důležitou myšlenku nebo třeba ostatní seznámit s projektem, na kterém pracujete, bude situace jiná. Zkuste si odpovědět na následující otázky:
Za jakým cílem na meeting jdu?
Co je vaším vlastním cílem? Chcete udělat dojem? Prodat produkt? Seznámit ostatní s projektem? Váš cíl definujte co nejvíc konkrétně, zapište si ho, namalujte ho, udělejte cokoli, co vám pomůže ho vizualizovat a představit si ho.
Pokud jsem pověřený od někoho jiného, co je jeho cílem?
Pokud někoho zastupujete nebo vás nadřízený účastí na meetingu pověřil, zjistěte si, co je jeho cílem. Co očekává, že se stane po meetingu?
Jaký má moje prezentace mít dopad na ostatní?
V jakém kontextu chcete publikum oslovit. Jdete nějakou myšlenku prodat nebo pouze informovat? A je vaše sdělení určeno všem? Pokud není pro Tomáše z IT, musí vás znervóznět, že tráví vaši prezentaci na mobilu?
Jak poznám, že cíl je naplněn?
Co by se mělo stát po vaší meetingové prezentaci, abyste si řekli, že jste to zvládli?
2. Mám dostatek informací
Sežeňte si dostatek informací o tom, co vás čeká. Odpovězte si na následující otázky v co největším detailu:
Kdo se bude účastnit?
Odpověď na tuto otázku vám pomůže soustředit se na všechny, pro které je vaše prezentace důležitá. Zároveň eliminujete šanci, že se na meetingu objeví někdo, kdo vás může ještě víc znervóznět, budete totiž předem informovaní.
Kde meeting bude?
Pravděpodobně víte, v jaké budově, možná i v jaké místnosti. Jděte však ještě dál. Zjistěte si, jak je místnost vybavena, jaké možnosti budete při vašem vystoupení mít. Bude k dispozici flipchart, whiteboard nebo třeba dataprojektor?
Jak a proč bude meeting probíhat?
Zajímejte se o to, jaká je agenda meetingu. Kdo vše bude mluvit, jaká jsou témata, je nějaké ústřední téma? Po kom bude řada na vás? Kolik máte času? Tyto informace jsou pro vás důležité z hlediska kontextu a přípravy.
3. Jakým způsobem budu svůj cíl prezentovat
V tomto bodě hrají důležitou roli informace, které máte z předchozích otázek. Jde o to rozhodnout se, kolik času je, v rámci vaší manažerské práce, efektivní věnovat přípravě. Pokud jde například o pětiminutové vystoupení, které má za cíl informovat, je nutné dělat prezentaci? A naopak – pokud vás čeká hodinové vystoupení, nebylo by lepší zachytit základní informace v prezentaci? Jak si tedy můžete při meetingu pomoci:
Mějte scénář
Vypracujte si jasný scénář toho, co chcete říct. Zachyťte nejdůležitější body a ty si rozpracujte. Při delším vystoupení, které je navíc nabité informacemi se zkuste opřít o některý z prezentačních nástrojů (Power Point, Keynote, Piktochart) a zachyťte nejdůležitější body. Dodají vám jistotu, že se budete držet scénáře. Veškerou techniku, kterou budete před meetingem potřebovat si vždy pečlivě vyzkoušejte. Nejen nikdo ze zúčastněných, ale především ani vy sami nestojíte o to, že budete řešit nefunkční kabel projektoru v okamžiku, kdy už máte 10 minut mluvit k publiku. Taková situace vám na klidu nepřidá.
Materiály pro účastníky
Podívejte se znovu na to, kdo se bude meetingu účastnit. Mají o vašem tématu povědomí, nebo je to pro ně novinka? Zkuste si prezentaci před někým, kdo také neví, o co jde. Je to pro něho srozumitelné? Pomohou mu v orientaci vytištěné materiály? Odpovězte si na tyto otázky a konejte – vypracujte tištěné podklady pro zúčastněné nebo jim pošlete svou prezentaci.
Pilujte, pilujte, pilujte
A čím vícekrát, tím lépe pro vás, protože nabudete tolik potřebnou jistotu. Pokud se při svém tréninku můžete nahrát nebo předvést někomu dalšímu, tím lépe. Dostanete velmi cennou zpětnou vazbu a můžete pracovat na svém projevu ještě před tím, než vůbec opravdu začne.
Fake it till you make it
Předstírejte, dokud to není pravda. Jste nervózní a potí se vám dlaně? Předstírejte, že se vůbec nebojíte. Cítíte se nejistě? Předstírejte, že jste si naprosto jistí. Zkrátka a dobře – zkuste své okolí i sami sebe přesvědčit o tom, že je vše v nejlepším pořádku.
4. Zklidnění před meetingem
A je to tu, za pár minut vás to čeká a vaše nervozita možná stoupá. Tak tady je rychlý tip, jak se můžete (alespoň trochu) vrátit zpět do klidu.
Řízené dýchání
Proveďte sérii řízených nádechů a výdechů a vaše mysl se celkově zklidní – začne se totiž soustředit na něco jiného – na váš dech. Cvičení provádějte následovně:
- krok – hluboký pomalý nádech, při kterém pomalu počítáte do 5
- krok – zadržení dechu, při kterém pomalu počítáte do 5
- krok – hluboký výdech, při kterém pomalu počítáte do 5
- krok – zadržení výdechu, při kterém pomalu počítáte do 5
Tento postup opakujte a vnímejte pouze počítání a váš dech.
A teď už nezbývá, než do toho zkrátka skočit! Buďte odvážní a myslete na to, že každé další vystoupení na meetingu vás posouvá k tomu, aby vás strach jednoho dne přešel. Sami uvidíte, že častým opakováním bude slábnout a slábnout. Přejeme vám mnoho úspěšných meetingů!
