8 pravidel pro úspěšný videohovor
Vzhledem k tomu, že řada českých společností i organizací přešla na home office, představují videohovory velmi diskutované a aktuální téma. Zpočátku ale nejsou ani zdaleka tak dokonalé, jak bychom si přáli. Někomu se nedaří nainstalovat požadovaný program, za dalším se míhají rodinní příslušníci a někdo se na konferenci objeví v pyžamu a ke všemu pod přezdívkou Kočička 007. Jaká pravidla ale dodržovat, aby k podobným videohovorovým faux pas nedocházelo?
1. Zvolte vyhovující platformu
Poraďte se se všemi členy týmu a zjistěte, jaká online platforma jim nejvíce vyhovuje. Mnozí z nich budou pravděpodobně zvyklí na práci se Skype, doba ale pokročila a k dispozici je další množství kvalitních online nástrojů. Jedním z nich je třeba Zoom, v aplikaci lze provádět bezplatné videokonference po dobu 40 minut, během nichž můžete kolegům ukázat svou plochu či poznámky v počítači a automaticky vytvořit audio i videozáznam. Dalšími doporučovanými programy jsou třeba Discord a Google Hangouts Meet, oba jsou bezplatné a disponují podobnými vymoženostmi jako Zoom.
2. Vyvarujte se technických problémů
Ani zvolení vyhovující platformy ale nezaručí, že během konference nedojde k drobným technickým potížím. Některým z nich ale můžete před samotným začátkem videohovoru jednoduše předejít.
Tady je několik rad:
- udělejte včas registraci na vybrané platformě
- všechno nastavte s dostatečným předstihem
- seznamte se se všemi možnostmi, které platforma nabízí
- vyzkoušejte mikrofon a nastavte si kameru
3. Vyberte pozadí
Během konference dochází k částečnému narušení soukromí celého týmu, vzájemný průnik do bydlení toho druhého nemusí být vždy příjemný. Zvláště pokud jste se nikdy předtím nenavštívili. Snažte se tedy zapůsobit dobrým dojmem, vyvarujte se poházeného oblečení, špinavého nádobí a zkrátka zařiďte všechno tak, jako by kolegové měli skutečně přijít na návštěvu. Pokud na úklid nezbývá čas ani energie, Zoom nabízí výběr virtuálního pozadí.
4. Nezapomeňte na oblečení
Jeden by řekl, že volba vhodného oblečení za účelem videokonference je samozřejmostí, v praxi tomu ale často bývá jinak. Nezapomínejte na to, že se během videohovoru může stát prakticky cokoliv, půjdete si nalít sklenici vody, někdo zazvoní u dveří… Kolegové tedy uvidí i to, co máte na sobě od pasu dolů. Pamatovat byste měli také na neutrální barvy, v křiklavých tónech byste na monitoru mohli připomínat spíše barevnou skvrnu a zbytečně na sebe poutat pozornost.
5. Zařiďte si to doma
Děti nechodí do školy, zbytek rodiny přešel také na home office, zkrátka dům je plný lidí. Nezapomeňte je poprosit o to, aby se během videokonference chovali tiše a nechali vás o samotě. Domácí mazlíčci pro pracovní povinnosti tolik porozumění nemají, zkuste jim alespoň vymyslet aktivitu, která je po dobu hovoru zaručeně zabaví.
6. Vypínejte mikrofon
Před samotnou konferencí si vyzkoušejte, jak v dané aplikaci zapnout a vypnout mikrofon sobě i dalším účastníkům hovoru. Předejdete tak rušivým elementům, mezi které patří údery do klávesnice nebo šustění papírů. Tuto možnost nabízí všechny uvedené aplikace.
7. Dejte prostor k odpovědi
Online komunikace se v mnohém zdokonalila, stále se ale nemůže rovnat té reálné. V závislosti na kvalitě internetového připojení tak budou kolegové často odpovídat delší dobu, dejte jim proto dostatek času nejen na to, aby mohli svou odpověď formulovat, ale i na to, aby ji aplikace mohla pohodlně přenést až k vám.
8. Určete moderátora
Videohovor by měl připomínat reálnou schůzku s kolegy a měla by v něm tedy fungovat i podobná pravidla jako:
- včasný příchod
- neskákat si do řeči
- držet se tématu
Všechna tato zdánlivě banální opatření mohou kolegům významně ušetřit čas a celkově zkrátit dobu trvání konference. K dodržování uvedených pravidel může napomoci funkce moderátora. Předem tedy vyberte kolegu, který celou konferenci povede a pokusí se ukáznit neukázněné spolupracovníky. Přejeme vám úspěšné online meetingy!
