Delegujte, aby ste mohli voľne dýchať

Neviete, kam skočiť skôr, kým vaši podriadení nemajú čo robiť? Je čas začať delegovať. Nie je to tak, že by ste len rozdávali úlohy a so šálkou kávy v ruke sledovali, ako sa rozpráva. Delegovanie vám poskytne čas a energiu na dôležité veci, ktoré môžete robiť len vy. 

Možno ste zvyknutí robiť všetko sami. Začali ste podnikať v malom rozsahu, takže pre jedného človeka nebol problém to zvládnuť. Ale podnik sa rozrástol a s ním aj úlohy, ktoré vám prerástli cez hlavu. Je čas zbaviť sa povinností, ktoré môžu prevziať iní, aby ste mohli efektívnejšie využívať svoj čas a sústrediť sa na strategické záležitosti.

Zdôraznime, že delegovať neznamená hovoriť niekomu inému, čo má robiť. Tu zohráva dôležitú úlohu dôvera a odovzdanie zodpovednosti za dokončenie úlohy. Nie je to jednoduché. Pomôže vám však, ak si predstavíte, čo sa stane, ak lavínu nespravíte?

Budete zahltení úlohami, budete mať minimum času na rodinu a vonkajšie aktivity, budete pracovať po večeroch, cez víkendy, na dovolenke s notebookom. To všetko sú turistické značky na ceste k frustrácii a vyhoreniu. A toto rozhodne nie je smer, ktorým sa chcete uberať...

Aké sú vaše obranné mechanizmy?

Je niečo, čo stojí v ceste vášmu záväzku delegovať? Medzi najčastejšie argumenty patria:

Nemám čas delegovať.

Dobre, to môže platiť pre zložité a jednorazové úlohy. Ale pre tých, ktorí sa opakujú?

Skúste sa na to pozrieť z dlhodobého hľadiska. Porovnajte, koľko času vám zaberie, ak budete určitú povinnosť naďalej vykonávať sami. A ako to bude vyzerať, keď budete trénovať ostatných... Vidíte? Tvrdenie, že delegovanie je časovo náročné, je relatívne.

Sám to robím najlepšie.   

Pravdepodobne preto ste v takej situácii, v akej ste. A obklopili ste sa správnymi ľuďmi, alebo im málo dôverujete? Je pravdepodobné, že vaši podriadení sú schopnejší, než si myslíte, a len čakajú na svoju príležitosť.  

Nie sú to roboti, takže spočiatku nemusia byť na túto úlohu pripravení. Určite sa však dokážu časom učiť a zlepšovať. Okrem toho je delegovanie aj o kontrole, pri ktorej môžete postupne vychytávať všetky chyby.

Pred šéfom budem vyzerať, že to nezvládam.

Napadajú vás nejaké ďalšie "ale"? Delegovanie nie je niečo, čo by ste človeku dali do kolísky. Naopak, je to zručnosť, ktorú sa môže naučiť každý vedúci, ktorý je ochotný na sebe pracovať.

Myslite na to tak, že predsa nejde o to, kto čo v tíme robí, ale v hre je celkový výsledok vášho oddelenia. A vy nie ste zodpovední za jednotlivca, ale za konečný výsledok. A to je aj meradlom vášho osobného úspechu.

Napadajú vás nejaké ďalšie "ale"? Delegovanie nie je niečo, čo by ste človeku dali do kolísky. Naopak, je to zručnosť, ktorú sa môže naučiť každý vedúci, ktorý je ochotný na sebe pracovať.

Vyjadrujte sa vecne a dostatočne podrobne.

Delegovanie vás naučí:

• Rozlišujte podstatné úlohy od menej podstatných. Okná vo firme vymieňať nebudete, to prenecháte asistentovi. Skôr využijete tento čas na zlepšenie svojich vyjednávacích zručností pre ďalšie stretnutie s kľúčovým zákazníkom.

• Uvedomte si svoje silné a slabé stránky. Určite poznáte veľa úloh, ktoré vám nie sú vlastné, sú časovo náročné alebo sa opakujú. Neváhajte ich odovzdať podriadenému, ktorý ich podľa vás spracuje najlepším možným spôsobom.

Ako to urobiť? Dbajte na to, aby ste sa o zadanie postarali. Je isté, že vecná a dostatočne podrobná formulácia toho, čo presne a ako treba urobiť, je najlepšou prevenciou následného sklamania na oboch stranách. Preto na začiatku nepredbiehajte a radšej sa uistite, že dotknutá osoba má jasno a vie, čo má robiť. Nezabudnite mu dať priestor na kladenie otázok.
 
A nie je to len o schopnostiach, ale aj o charaktere. Musíte niekomu presne opísať jednotlivé kroky, inak bude znepokojený. Na druhej strane musíte viac zdôrazniť možné riziká, pretože je to "strelec" od prírody. A ak možno máte podozrenie, že vybraný zamestnanec bude považovať úlohu za pod svoju úroveň, vysvetlite mu, že každý kamienok je dôležitý v mozaike celkového výsledku tímu.

Bez spätnej väzby to nefunguje

Ak vás delegovanie má oslobodiť bez toho, aby tým utrpela spoločnosť, nezaobídete sa bez dôkladnej kontroly.
Nielen na konci, ale aj medzi nimi sa zaujímajte, či sa podriadenému darí plniť zadanie a či ho netrápia komplikácie.

Nejde o to, aby ste mu dýchali na krk, ale skôr ho motivovali spätnou väzbou - čo urobil pri plnení úlohy dobre, čo by mal nabudúce zlepšiť, na čo sa má zamerať a čomu sa má vyhnúť. Spätná väzba by preto mala mať formu vecnej a konkrétnej odpovede. Nie je na škodu opýtať sa, ako zamestnanec hodnotí prácu s vami, či už ide o samotnú úlohu alebo komunikáciu.

A viete, čo je ďalším argumentom, prečo by ste sa mali naučiť delegovať? Túto zručnosť oceníte na 100 % v každodennom živote. Veď o čom inom je rodinný život a starostlivosť o domácnosť ako o delegovaní.

Počas štúdia MBA sa môžete zlepšiť aj v delegovaní. Vhodné sú napríklad kurzy Executive MBA alebo HR manažment. A schopnosť delegovať niektoré domáce práce na ostatných členov rodiny sa vám určite bude hodiť aj počas samotného štúdia MBA, aby ste mali viac času na štúdium.